محاضرة التكشيف (الإسبوع الماضي)

خطوات إعداد الكشاف:

الخطوات التي تمر بها عملية إعداد الكشاف:

1/تحديد الهدف: وهو من اهم الخطوات

الخطوة الأولى في أي مشروع تكشيف هي تحديد المستفيدين من الكشاف واحتياجاتهم. ويعتبر تحديد الهدف او تحديد الغرض من الكشاف بوضوح من الأمور ذات الأهمية البالغة؛ (عللي)لأن كل الخطوات التالية تتوقف على هذه الخطوة, وعلى الرغم من أن الهدف يكون واضحا ومحددا في مشروعات التكشيف الصغيرة أو المحددة مثل تكشيف كتاب معين او مجلة معينه إلا أن مشروعات التكشيف الكبيرة مثل تكشيف عدد من الدوريات في مجال معين يحتاج الى تحديد الهدف بعناية.

2/ رسم حدود التغطية :

الخطوة التالية هي رسم حدود المجال في مشروع التكشيف أي

أ-تحديد الموضوع او الموضوعات التي يغطيها الكشاف.

ب- تحديد الفترة الزمنية, إذا كان التكشيف لمقالات في دوريات أو كانت طبيعة الموضوع تتطلب تحديدا زمنيا.

ج- تحديد النطاق الجغرافي ,اذا احتاج الأمر.

د-تحديد لغات المواد الداخلة في نطاق الكشاف.

هـ- تحديد نوعيات المواد.( دوريات ,كتب. .الخ)

3/ إستقبال الوثائق التي ستكشف وفحصها:

من الضروري توفير الوثائق التي يتم تحليلها وفحصها جيدا , ويحسن ان ترتب اذا كانت كثيرة وفق نظام معين حتى تتم عملية التكشيف بسرعة وسهولة.

وقبل ان يبدأ المكشف عمله تفصيلا لابد ان يضع أو يقرأ الأدوات التي يعتمد عليها في التكشيف مثل :القواعد وقوائم الاستناد, ولابد أن يلقى نظرة من داخل مجموعة الوثائق التي ستكشف ثم يضع سلسلة من القرارات:

-هل تحوي المجموعة أي فئة من المواد التي يجب الا تكشف (مثل: الإعلانات, الافتتاحية, الببلو جرافيات )

-هل تحوي المجموعة أي من الفئات التي يجب تكشيفها بدقة افضل من العبارات النصية الرئيسية مثل( الخطابات, المواد الجدولية, الحواشي)

-هل المواد في المجموعة تتطلب مصطلحات عامة في الكشاف أم أنها تتطلب مصطلحات علمية وهل المصطلحات بـ اللغة الوطنية كافية, أم هناك حاجة لمصطلحات أجنبية, وهل يجب أن تترجم أيضا في هذه الحالة.

وفي هذا الوقت أيضا, هناك عدد من القرارات متعلقة بتصميم الكشاف قبل عمله. مثل : سيتم إنتاج الكشاف بمساعدة الحاسب الإلكتروني أم بالطرق التقليدية فقط, وهذا بالطبع يساعد على تقرير المصطلحات والبنية الأساسية للكشاف.

وعلى أي الأحوال فإن هناك ثلاثة عناصر رئيسية تتدخل في عملية وضع القرار. وهي:

1-طبيعة المجموعة نفسها التي يتم تكشيفها.

2-خصائص المستفيدين من الكشاف.

3-وضع الكشاف:أي هل سيوضع الكشاف مع المجموعة نفسها(في اخر الكتاب مثلا) أم سيصدر مستقلا؟ كوحدة مستقلة بذاتها أو كجزء من اصدارات متتابعة

وهل تتم عملية الجمع والبحث يدويا أم باستخدام الآلات؟

وعند الاجابة على كل هذه الاسئلة يكون تصميم الكشاف قد تم وتكون المعايير الأساسية للتكشيف قد صيغت , والإنتاج الطبيعي للكشاف يمكن أن يبدأ.

4/الحصول على البيانات المطلوبة من الوثائق وتسجيلها:

ويعني هذا الإطلاع على كل وثيقة وقراءتها أو فحصها بدقة من أجل الحصول على البيانات التي تصفها وتحدد موضوعها ومكانها.

ويمكن تحديد المعلومات المكشفة, إما 1-وضع خط تحتها 2-كتابتها باليد في مكان محدد من الوثيقة3-ينقلها مباشرة في البطاقات المعدة لذالك.

ويحسن ان تسجل البيانات المطلوبة على بطاقات بحيث تحمل البطاقة الواحدة البيانات الخاصة بوثيقة واحدة أو بمادة واحدة.

ومن الضروري أن يعتمد المكشف على نظام مقنن فيما يتعلق ببيانات الوصف أو رؤوس الموضوعات ؛عللي؟! حتى تتسم بالتوحيد والدقة .

وإذا كانت الوثيقة تحتاج لأكثر من رأس موضوع واحد, تعد بطاقات بعدد رؤوس الموضوعات المقررة للوثيقة لإمكانية توزيعها في الكشاف حسب النظام المعمول به.

5/المراجعة:

على الرغم من أن المكشف يحرص على أن تكون البيانات المطلوبة دقيقة ,إلا أنه من الضروري

إجراء المراجعة لعمل المكشف تفاديا للأخطاء التي قد تحدث نتيجة للسهو أو لقلة الخبرة. ويحسن أن يقوم بهذا العمل شخص آخر غير المكشف نفسه.

6/ عمل الوسائل المكملة:

مثل اعداد احالات انظر,واحالات انظر ايضا ,اعداد المداخل الاضافية بأسماء المؤلفين أو بالعناوين... إذا كان المدخل الرئيسي برأس الموضوع او برقم التصنيف. ومن الضروري تزويد الكشاف بما يشرح ويوفر طريقة استخدامه.

7/ ترتيب البطاقات:

ترتيب البطاقات طبقا للخطة المحددة للترتيب.

8/التحرير:

لابد من تحرير البطاقات المجتمعة وهذا يعني استبعاد المداخل المكررة والغير ضرورية وضم بعض البطاقات تحت راس واحد بدلا من تشتتها تحت رؤوس متعددة او العكس أي توزيع البطاقات على عدة رؤوس موضوعات اذا لوحظ ان هناك مجموعة كبيره من البطاقات تجتمع تحت رأس واحد دون مبرر.

ان التحرير ببساطة التوحيد , والتوحيد يعني تشابه المعالجة في مداخل الكشاف​

9/ العرض:

ان المظهر المادي للكشاف هو عامل هام في فائدته , سواء اظهر الكشاف في شكل بطاقي او في شكل كتاب.

ان الرؤوس الأساسية والرؤوس الفرعية إذا وجدت يجب ان تكون مميزة بوضوح ايضا, ولا بد ان يفرق بوضوح كذلك بين الرؤوس الفرعية والرؤوس الأساسية سواء بواسطة ( انباط الحروف أو بإ ستخدام الابعاد المختلفة أو بكليهما معا.)

وفي الكشاف البطاقي ينبغي ان تستخدم البطاقات الارشادية بكثره .

ويجب ان تكون الروابط من السهل التعرف عليها, ومن المفضل ان يكون عدد الروابط التي توضع تحت مدخل واحد قليلا بدرجة تجعل القراءة سهلة وتسمح بالبحث السهل والدقيق.

وبصفة عامه , سواء اظهر الكشاف على صفحات أو في بطاقة او على شاشات مرئية , فإن الاخراج لابد ان يتيح التعرف السريع والسهل على العناصر المختلفة للمداخل وفي الكشافات المطبوعة على وجه الخصوص فإن الإخراج و الطباعة شكلن جزء لا يتجزأ من خطة التكشيف نفسها. ويجب أن تؤخذ في الاعتبار بنفس العناية التي يلقاها اختيار المصطلحات.

7-عناصر الكشاف الجيد:

1-

خدمة الاحتياجات الحقيقية للمستفيدين المباشرين.

2-

التنظيم الذي يتيح الوصول السريع والسهل للمواد المطلوبة.

3-

صحة ودقة الروابط (الإشارات)

4-

الترتيب الدقيق للمداخل.

5-

الارشاد الداخلي المتمثل في الإحالات

6-

الإرشاد الخارجي المتمثل في التوجيهات التي تشرح كيفية استخدام الكشاف , قائمة برؤوس الموضوعات أو الواصفات المستخدمة.

‏-موفقين جميعاً :)

دعواتكم للي أرسلتها لي :)